隨著視頻會議的不斷普及與發展人們對視頻會議的應用與使用有了更新的認識。在這之前大家普遍人視頻會議系統一般都屬于比較負責的系統 ,是中大型企業單位、國有單位的專屬權益,普通企業對它不敢奢想。但是,隨著技術的快速發展,軟硬件的新型組合、有了非常大提升,遠程網絡視頻會議系統走向微小型化,逐漸贏得了廣大用戶的認可，
對于終端用戶來說需要一套遠程視頻會議系統來解決工作當中的溝通問題，變得尤為重要。
一、提升會議提高效率
部署視頻會議之后各部門之間，可以隨時隨地有效的進行溝通。將最直觀的意思進行傳達與溝通，避免了詞不達意，錯誤的執行工作。
二、節約會議的經費、時間
據相關資料，各個企業或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。
三、 適應某些特殊情況
對于某些交通狀況不好，尤其是地處山區、邊疆的城市，視頻會議將帶來很大的方便。在一些緊急場合，如救災、防汛，戰地會議等，可以用視頻會議系統及時了解或發布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。
四、增加參會人員
視頻會議能支持多人多點參加形成會議。同時，視頻會議系統擁有投影、VGA端口以及數據流功能隨時增加會議與會者甚至召開全體會議。總部決策可即時傳達到所有員工。
同時，隨著科技的發展，遠程會議系統正趨家用化、小型化發展。遠程視頻會議系統可以讓分處異地的用戶進行”面對面”似的交流,這無疑給企業提高工作效率和節省會議開支帶來頗多好處。
五，簡易部署
視頻會議現在的形式比較靈活多樣化，可通過與各類即時通訊軟件搭配，或者專業的視頻會議軟件組合，選用合適的高清視頻會議攝像頭，視頻會議全向麥克風就可以很輕松的進行部署，而且無須專業人士維護。
